jeudi 30 avril 2009

Premieres mises en place


Après une longue période de réflexion..et des vacances...voici ce que j'ai pu mettre en place.

J'ai fait le choix de ne mettre en place uniquement ce que j'avais bien compris et que je trouve pertinent pour mon activité. Et surtout, pas à pas, pour éviter que je passe plus de temps à gérer le système GTD que les activités.

J'ai mis en place le principe de collecte systématique ansi que quatre autres corbeilles. Ca fonctionne bien. Il faut juste que je sois vigilant à traiter régulièrement la corbeille INBOX (Rituels à mettre en place)

Je note également toutes les pensées, choses à faire qui me traverse l'esprit et je les place au fur et à mesure dans la corbeille Inbox

J'ai recyclé un ancien agenda Time system pour gérer mes différentes listes.
J'ai pour l'instant créer 3 contextes, Todo Pro, Todo Perso et téléphoner. Ca me suffit pour l'instant.

Les projets sont listés. Il me reste encore à mieux définir les actions dans les différents projets et identifier systématiquement la prochaine action, et la reporter dans un des trois contextes.




Les pochettes projets sont créées et classées par ordre alphabétique, pratique pour retrouver rapidement les documents liés à un projet et les emmener.

Les premiers bénéfices :
- un bureau moins encombré
- une plus grande clarté sur les actions à mener
- un mental moins occupé à "scanner" ce que je dois faire

Les prochaines étapes:
- trouver un moyen pratique et efficace pour enregistrer les actions datées (échéancier)
- améliorer mon système de classement des documents de référence
- traiter les projets en suivant les 5 étapes que porpose D.Allen
- appliquer GTD à la gestion de mes mails
- mettre en place les revues systématiques (rituels ?)

Ces premiers résultats sont en tout cas très encourageants !!

mercredi 8 avril 2009

Etape 4 - Le traitement Physique


Le "tas" que j'avais constitué a été traité relativement rapidement et quelques constats :
- plus de 50% a été jeté
- une partie de mon système de classement est déja opérationnel (gestion de mon activité pro) ce qui facilite le traitement
- Pour les documents de références, j'ai adopté le principe d'une pochette par thème....je ferai peut être un autre classement plus pertinent plus tard.....j'ai pour l'instant un classement alphabétique qui me convient.

Résultats : plus rien sur ma zone de collecte et une poubelle bien pleine !!!

Ces premiers étapes m'apportent beaucoup de satisfaction et l'envie de poursuivre !

Etape 3 - Le traitement des actions


J'ai commencé par traiter les tâches et projets.

J'ai préféré dans un premier temps utiliser des dossiers (sous-chemises) pour classer mes différentes tâches et projets plutôt que faire des listes...j'utiliserai les listes dans un deuxième temps...

J'ai ajouter d'autres dossiers au fur et à mesure du traitement....très efficace pour moi de passer par cette méthode avant de faire des listes !!


Tout a été ventilé, certaines actions réalisées et des échéances notées dans mon agenda.

Je sens bien que ce n'est qu'un premier pas mais je sens déja mon niveau de Stress un peu plus bas !

La reflexion

Après ces collectes, vient le temps du traitement !

Avant de me lancer, je suis passé par une phase de doute....comment je vais m'organiser ?....quels dossiers, listes préparer avant de traiter ?...est-ce que mon système de classement des documents de références est bon ?

Puis je me suis dis : il y a certainement des choses urgentes à traiter dans ce tas (je les avais encore en tête !)....je l'ai ai donc traitées en extirpant du "tas" les documents nécessaires.

Enfin vient la phase de lâcher prise...et de confiance....le système va s'organiser au fur et à mesure du traitement.....je me suis donc lancé !

lundi 6 avril 2009

Etape 2 - La collecte mentale


Voici venu la collecte des tâches, idées, projets en cours que j'ai dans la tête en ce moment

1 - L'inventaire libre

Après avoir découpé des bouts de feuilles blanches ( de brouillons !), j'ai laissé mon esprit déposer toutes les tâches en stock. Règle : 1 idée par bout de papier, pas de censure, association libre d'idée.

2 - J'ai repris la liste structurée que propose D.Allen pour vérifier que je n'avais rien oublié d'important....et j'ai trouvé encore quelques tâches !



Le résultat : une centaine d'entrée environ !!!

Il me reste une interrogation sur des tâches non déclinées issues de mes projets et d'une liste "un jour peut-être" que j'avais fais il y a 1 mois suite à une opération "Mindsweep" qu'avait décrit Antonio Fontes sur son blog : http://supercoach.over-blog.com/article-1990889.html

Je commencerai le traitement demain...

Je me sens l'esprit plus libre....et en même temps je me dis qu'il à des choses urgentes à faire dans le "tas" collecté....mais mon objectif est de tout poser à plat....pas forcément d'aller vite mais plutôt d'aller loin !!

Etape 1 - La collecte physique


J'ai commencé par collecter tout les éléments physiques qui "trainent".

Pochettes, tickets de caisse, notes, cartes de visites, post-it ...et puis aussi...des lunettes cassées... des écrous antivol pour voiture que je dois monter... des appareils sans piles...des piles usagées que je dois porter au recyclage....bref tout élément pour lequel une action doit être décidée.

Je me sens à la fois soulagé par cette collecte...et un peu inquiet face au traitement à réaliser !!!

C'est parti !

Après avoir lu le livre de D.Allen (s'organiser pour réussir) il y a quelques mois, consulté et suivi plusieurs blogs, posé et m'être posé pleins de questions...j'ai enfin abandonné l'objectif de tout comprendre de cette méthode avec de me lancer !

Je décide donc ce matin de me plonger dans cette boîte à outils que constitue cette méthode et de créer un blog en même temps. J'ai en effet constaté que peu d'auteur décrivent les tout début...je vais donc tenté de tenir un journal de bord régulier.

Un spécial remerciement à Jupiter pour ses encouragements et ses conseils....